Setelah menerapkan Business Process Management dalam proses Bangun Tidur hingga Masuk Kuliah Jam 8 Pagi di tugas ke-5, di tugas ini saya dan kelompok menerapkan BPM dalam proses perbaikan untuk Prosedur Kedatangan dan Kuliah Umum Profesor Luar Negeri.
Prosedur ini diawali dengan pengajuan kuliah umum dengan mendatangkan profesor luar negeri oleh dosen matakuliah bersangkutan. Kemudian, koordinator mata kuliah akan menentukan jadwal kuliah umum. Selanjutnya, jika persetujuaan telah disepakati kedua belah pihak, koordinator mata kuliah akan memastikan sumber pendanaan kuliah umum tersebut. Kemudian, sekretariat departemen akan membuat undangan resmi dan mengirimkannya kepada institusi profesor luar negeri berasal.
Setelah itu, sesuai dengan persetujuan yang telah dibuat profesor luar negeri dengan koordinator mata kuliah, institusi profesor luar negeri akan membuat tanda persetujuan dan membuat surat pengutusan kerja kepada profesor luar negeri. Selanjutnya, profesor luar negeri akan mengkonfirmasi kehadirannya pada kuliah umum yang diajukan melalui confirmation letter yang dikirimkan kepada sekretariat departemen terkait. Setelah menerima konfirmasi, sekretariat departemen akan membuat perencanaan akomodasi dan transportasi.
Setelah rancangan dibuat, sekretariat departemen akan menghubungi profesor luar negeri untuk membuat kesepakatan terkait akomodasi dan transportasi. Selanjutnya, sekretariat departemen akan menyiapkan akomodasi dan transportasi sesuai kesepakatan yang telah dibuat, Langkah selanjutnya, sekretariat departemen menghubungi profesor luar negeri untuk menawarkan bantuan dalam pengurusan dokumen ke Indonesia.
Profesor terbang menuju Indonesia. Setelah itu, profesor perlu mengkonfirmasi kedatangannya kepada sekretariat terkait pukul berapa ia akan tiba di bandara. Setelah sampai di bandara, professor akan dijemput oleh pihak departemen. Setelah sampai di institusi penyelenggara kuliah umum, profesor melakukan pertemuan dengan pihak departemen dan koordinator mata kuliah.
Selanjutnya, koordinator mata kuliah akan mengkoordinasikan jadwal kuliah tamu dan tempatnya. Sesuai dengan waktu dan tempat yang disediakan, profesor menghadiri dan menyampaikan kuliah umum. Setelah kuliah selesai, profesor akan menyiapkan kepulangannya ke negara asal. Menjelang kepulangan profesor, sekretariat departemen akan menyiapkan transportasi dan melakukan acara perpisahan dengan profesor. Pihak departemen melakukan pengantaran ke bandara dan memberikan tiket pesawat. Profesor kemudian pulang menuju negara asal.
Berdasarkan waktu tiap aktivitas, total waktu yang dibutuhkan mulai dari penentuan profesor luar negeri hingga kepulangan profesor ke negara asalnya adalah 38 hari dengan standard deviasi 12 hari. Proses yang memakan waktu paling lama adalah memastikan sumber pendanaan untuk pengadaan kuliah umum. Hal ini dapat dimaklumi karena pada dasarnya pengajuan dana memang memakan waktu yang lama baik di tingkat departemen maupun fakultas. Proses lainnya yang memakan waktu lama adalah ketika kegiatan surat menyurat antara sekretariat departemen dan profesor luar negeri terkait akomodasi dan transportasi, dan penawaran bantuan pengurusan dokumen. Masing-masing proses memakan waktu 3 hari.
Sehingga, kami melakukan perbaikan dari prosedur tersebut dengan mempersingkat prosedur yang ada dari 38 hari menjadi 30 hari dengan standar deviasi selama 10 hari.
shahnaznadiva 